De knop 'Condities' bij het invoeren en wijzigen van verkoopfacturen

Sectie Betalingsgegevens

Valuta

In dit veld kunt u de valuta van de verkoopfactuur invoeren. Standaard wordt dit veld gevuld met de valuta van de factuurdebiteur.

Betalingsconditie

In dit veld wordt de betalingsconditie voor deze factuur getoond. Deze wordt standaard genomen van de factuurdebiteur [Financieel, Debiteuren, Onderhouden, tabblad Financieel, sectie Algemeen]. Als geen standaardbetalingsconditie gekoppeld is aan de factuurdebiteur, wordt de standaardbetalingsconditie uit de grootboekinstellingen gebruikt [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen, sectie Standaard]. Aan de hand van deze betalingsconditie worden de betalingstermijnen aangemaakt.

Overzicht termijnen

Standaard wordt één betalingstermijn aangemaakt volgens de betalingsconditie, die gekoppeld is aan de factuurdebiteur. Met de knoppen links van deze sectie kunt u de termijnbetalingen voor deze verkoopfactuur bewerken. Zo kunt u een betalingstermijn toevoegen, een bestaande betalingstermijn bewerken of een betalingstermijn verwijderen. De volgende kolommen worden getoond:

• Betalingsdatum: de in de termijn ingegeven betalingsdatum, dat is de datum waarop de betaling wordt verwacht.
• Vervaldatum: de in de termijn ingegeven vervaldatum, dat is de uiterlijke betaaldatum. Indien verstreken wordt dit als achterstallig weergegeven. De mutatiedatum uit de kopregel is bepalend voor deze vervaldatum. Let wel op de algemene instelling 'Factuurnummers toekennen' [Systeem, Algemeen, Instellingen: Factuur], deze is namelijk bepalend voor de berekening van de vervaldatum.
• Onze ref.: Als de factuur definitief is afgedrukt, wordt hier het factuurnummer getoond.
• Betalingstermijn percentage: Geeft het percentage van de betalingstermijn weer.
• Val: De valuta van de betalingstermijn.
• Bedrag: Het bedrag van de betalingstermijn in de valuta van de betalingstermijn.
• Bedrag betaald: Het betaalde bedrag van de betalingstermijn in de valuta van de betalingstermijn.
• Betaald: Een rood kruis als de termijn nog niet betaald is en een groene vink als dit wel het geval is.

Kredietlimiet

Via deze knop worden kredietgegevens van de debiteur getoond. Dit is alleen ter informatie, hierin kunt u niets wijzigen:

Opmerking: Het bedrag van de huidige factuur is niet opgenomen in deze bedragen.

Hieronder ziet u de volgende informatie:

Achterstallig Openstaand bedrag

Het totale openstaand bedrag bij deze debiteur waarvan de vervaldatum is verstreken.

Openstaand bedrag

Het totale openstaande bedrag (onafgedrukte facturen en openstaande posten) bij deze debiteur.

Kredietlimiet

Gedefinieerd bij het onderhouden van de debiteur [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], tabblad Basis, sectie Logistiek.

Kredietruimte

Hier wordt de kredietruimte getoond. Dit betreft het bedrag van de kredietlimiet van de betreffende debiteur minus de openstaande bedragen.

Sectie Factuurgegevens

Omschrijving 1-3

In deze velden kunt u eventueel extra omschrijvingen voor deze verkoopfactuur invoeren. Afhankelijk van de gebruikte lay-out kunnen deze omschrijvingen worden afgedrukt op de factuur.

Extra omschrijving

In dit veld kunt u een extra artikelomschrijvingcode selecteren. Per code kan voor elk artikel een extra artikelomschrijving worden aangemaakt. Deze omschrijving kan (afhankelijk van de lay-out) worden afgedrukt op de factuur in plaats van de standaardomschrijving van het artikel uit het onderhoud.

Besteld

Dit geeft de datum weer waarop de goederen/diensten besteld zijn. Standaard wordt de datum van invoer voorgesteld, u kunt eventueel een latere datum opgeven.

Leverdatum

Dit geeft de datum weer waarop de goederen/diensten afgeleverd dienen te worden. Standaard wordt de datum van invoer voorgesteld, u kunt eventueel een latere datum opgeven. Als deze datum afwijkt van de datum in de factuurregels, krijgt u een melding met daarin de vraag of de datum in de regels wel of niet moet worden aangepast. De hoogste afleverdatum in de factuurregels wordt overgenomen naar deze afleverdatum.

Toepassen: Gekoppelde opslagen

Met deze optie kunt u aangeven of u de gekoppelde opslagen wilt toepassen op deze verkooporder. Voor facturen waarbij de factuurdebiteur een binnenlandse debiteur is, is deze optie automatisch aangevinkt. Binnenlandse debiteuren zijn debiteuren waarvan het land van het bezoekadres hetzelfde is als het land dat in uw licentie is opgenomen. Wanneer de factuur afkomstig is van een verkooporder of RMA order is deze optie niet te wijzigen, de optie is dan aan/uitgevinkt afhankelijk van of deze bij de verkooporder of RMA order aan/uitgevinkt is. Wanneer een creditfactuur gebaseerd is op een verkoopfactuur is deze optie niet te wijzigen, de optie is dan aan/uitgevinkt afhankelijk van of deze bij de verkoopfactuur aan/uitgevinkt is.

Wanneer deze optie is aangevinkt is, kunt u middels de knop 'Specifiek' in de verkoopfactuur, bekijken welke gekoppelde opslagen er van toepassing zijn voor deze factuur.

Verkoopmedewerkers

Deze knop is alleen aanwezig wanneer u in de order- of factuurinstellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van verkoopprovisie. Met deze knop kunt u de medewerkers en provisiepercentages bekijken/definiëren die van toepassing zijn voor deze factuur.

De medewerkers en percentages worden standaard voorgevuld op basis van de medewerkers en percentages die u bij het leveradres, de leverdebiteur of de orderdebiteur heeft gedefinieerd.  Indien gewenst kunt u de medewerkers en percentages in dit scherm aanpassen. De medewerkers en percentages die u hier opgeeft zijn van belang voor het berekenen van de provisie. 

Sectie Analytische groep

Kostenplaats

Dit veld is alleen aanwezig als de module E-Kostenanalyse in uw licentie aanwezig is. In dit veld kunt u een kostenplaats koppelen aan de verkoopfactuur. Standaard wordt dit veld gevuld met de kostenplaats die gekoppeld is aan de medewerker die u in de kopregel van de factuur heeft geselecteerd. Wanneer de factuur voortkomt uit een verkooporder dan wordt standaard de kostenplaats uit de verkooporder overgenomen.

Selectiecode

In dit veld kunt u een selectiecode invoeren. Met selectiecodes kunt u een onderverdeling maken in soort verkoopfacturen, zodat u bijvoorbeeld in één keer een bepaald soort verkoopfacturen kunt verwerken. Standaard wordt de selectiecode voorgesteld die u heeft gekoppeld bij het onderhouden van de factuurdebiteur.

Projectcode

In dit veld kunt u een actief project koppelen aan de verkoopfactuur. Dit veld heeft u alleen als u de module E-Project in de licentie heeft. Als u een projectcode invoert, wordt deze standaard voorgesteld in de verkoopfactuurregels. Wanneer de factuur afkomstig is van een verkooporder is standaard het project gekoppeld dat is aangemaakt voor de verkooporder.

BTW-nummer

Dit veld is van toepassing op de icp-aangifte. Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de volgende volgorde:

1. Het btw-nummer dat is gedefinieerd in het leveradres van de contactpersoon, van de debiteur die is geselecteerd bij 'Levering aan' in de factuur.
2. Wanneer er geen btw-nummer is gedefinieerd bij deze contactpersoon, dan wordt het btw-nummer gebruikt dat is gedefinieerd op het tabblad 'Financieel' van de debiteur die is geselecteerd bij 'Levering aan' in de factuur.
3. Wanneer er ook geen btw-nummer is gedefinieerd bij deze debiteur, dan wordt het btw-nummer gebruikt dat is gedefinieerd op het tabblad 'Financieel' van de debiteur die die is geselecteerd bij 'Factuur voor' in de factuur.
4. Wanneer er ook geen btw-nummer is gedefinieerd bij deze debiteur, dan blijft het veld leeg.

Hou rekening met het volgende:

• Wanneer u handmatig een btw-nummer in dit veld opgeeft, is dat alléén van toepassing op deze factuur. Het btw-nummer wordt niet bijgewerkt in het leveradres van de contactpersoon.
• Wanneer u een factuur kopieert, wordt het btw-nummer ook gekopieerd naar de nieuwe factuur.
• Het ingevulde btw-nummer wordt gebruikt voor de ICP aangifte. Voor een correcte afhandeling van de icp-aangifte, is het belangrijk dat u het btw-nummer inclusief de landcode opgeeft. Een voorbeeld van een Nederlands btw-nummer is NL802511612B01.
• Voor bestaande facturen die nog niet zijn verwerkt kunt u het btw-nummer aanpassen, voordat u de facturen verwerkt.
• Er is geen automatische update functie voor bestaande records. Dit veld wordt alleen automatisch gevuld bij het aanmaken van nieuwe facturen.
• Bij facturen die afkomstig zijn uit andere modules, zoals Order, Service of Project, wordt het leveradres van de factuur eerst vergeleken met het leveradres van de contactpersoon, volgens dezelfde volgorde als hierboven beschreven.

Brutogewicht

In dit veld kunt u het brutogewicht van de verkoopfactuur invoeren. Dit is het gewicht van de artikelen inclusief de verpakking. U kunt dit gewicht eventueel afdrukken op de factuur (afhankelijk van de lay-out).

Nettogewicht

In dit veld kunt u het nettogewicht van de verkoopfactuur invoeren. Dit is het gewicht van de artikelen exclusief de verpakking. U kunt dit gewicht eventueel afdrukken op de factuur (afhankelijk van de lay-out).

Colli

In dit veld kunt u het aantal colli van de verkoopfactuur invoeren. Dit is het aantal stuks waaruit de zending bestaat. Het kan zijn dat er tien artikelen zijn besteld, die u verpakt in drie dozen. Het aantal colli is dan drie. U kunt het aantal colli desgewenst op de factuur afdrukken (afhankelijk van de lay-out).

Route

In dit veld kunt u het routenummer van de verkoopfactuur invoeren.

Vrije velden

Met deze knop opent u een scherm waarin u vijf vrije velden kunt vullen. Deze kunt u gebruiken om analytische codes toe te voegen aan de factuur. De omschrijving van deze vrije velden kunt u aanpassen via menupad [Systeem, Algemeen, Vrije velden] voor de tabel 'Grootboekmutaties'. De ingevulde informatie wordt opgeslagen, tevens bestaat de mogelijkheid om deze af te drukken op de factuur (afhankelijk van de lay-out). Bij het boeken van vaste facturen is deze knop niet aanwezig. In kunt in dat geval eerst de facturen genereren voor de vaste facturen. In de factuur die gegenereerd is beschikt u vervolgens wel over deze knop.